Éditions Sorman

L’apostille et la légalisation de documents, apposées sur les actes publics destinés à être produits à l’étranger, consistent à attester de l’authenticité de la signature, du sceau ou du timbre figurant sur un acte public. La loi n° 2019-222 du 23 mars 2019 a prévu le transfert au notariat de la compétence pour délivrer ces formalités d’apostille ou de légalisation, ainsi que leur dématérialisation. Pour ce faire, il est créé une base nationale des signatures publiques alimentée d’office par les autorités publiques. Ainsi, afin de procéder à l’alimentation de cette base via un Portail sécurisé mis en place par le Conseil supérieur du notariat, il convient que chaque commune désigne un ou, en particulier pour les communes de taille importante, plusieurs référents, et en transmette les coordonnées au Conseil supérieur du notariat.
Ce ou ces référents :
- seront les contacts des organisations du notariat (Conseil supérieur du notariat et Association du service notarial) pour l’alimentation initiale de la base ;
- auront accès au Portail pour y verser les signatures des élus habilités et des agents de la commune qui signent des actes publics susceptibles d’être produits à l’étranger (maires, adjoints, officiers de l’état civil, agents communaux qui délivrent des actes de l’état civil, certifient conformes des documents et légalisent des signatures des administrés notamment) ;
- seront les contacts des organisations du notariat pour toute demande en cas d’acte public présenté à la légalisation ou l’apostille comportant une signature d’un agent communal ne figurant pas dans la base.
Les droits pour se connecter au Portail seront ouverts par les organisations du notariat aux seuls référents, qui pourront ensuite déléguer leurs droits pour renseigner la base à un subdélégué ou aux élus habilités, ou aux agents publics signataires eux-mêmes pour qu’ils renseignent leur propre signature et sceau.
Aussi, afin de mettre en œuvre cette réforme avant le 1er mai 2025, il est demandé à chaque commune de transmettre, d’ici le 15 mars 2025, à l’adresse apostille.mairie@notaires.fr, le numéro INSEE et l’adresse postale de la commune, ainsi que les prénoms et nom du ou des référents désignés, avec leur adresse mail officielle, en précisant si la commune a plus de 3 500 habitants.

Paul Durand le 25 février 2025 - n°1893 de La Lettre de l'Employeur Territorial